Software für die Verwaltung von Ferienunterkünften – das sind die Vorteile

Nicht nur in der Hotelindustrie wird mit Verwaltungssoftware gearbeitet. Auch immer mehr Vermieter von Ferienimmobilien erkennen die Vorteile – und das zu Recht. Denn diese Programme reduzieren Fehler und Verwaltungsaufwand. Wodurch Hosts wertvolle Zeit und Geld sparen.

Was ist eine Property Management Software (PMS)?

Eine sogenannte PMS ist eine Software, die die Verwaltung deiner Ferienimmobilien automatisiert und vereinfacht. Die Verwaltungssoftware synchronisiert in Echtzeit und völlig automatisch deine Buchungen, Verfügbarkeiten und Preise auf den verschiedenen Buchungsportalen. Somit kann es beispielsweise zu keinen Doppelbuchungen mehr kommen. Durch die Nutzung einer Property Management Software hast du die volle Übersicht über die Auslastung deiner Ferienimmobilien. Da alles auf einer zentralen Plattform erledigt wird, ist die Verwaltung wesentlich einfacher und zeitsparender. Es gibt eine große Auswahl an Anbietern, die sich hauptsächlich im Hinblick auf die Preisstruktur und externen Integrationspartner unterscheiden. Grundsätzlich bieten aber die meisten Hersteller eine ähnliche Auswahl an Grundfunktionen an.

Welche Funktionen bietet dir eine Software für die Verwaltung deiner Ferienunterkunft?

Zu den häufigsten Grundfunktionen zählt das Reservierungssystem, der Channel Manager, das Zahlungsabwicklungssystem sowie Statistiken & KPIs, digitale Gästemappen, Webseitenbaukasten und vieles mehr.

Reservierungssystem oder PMS (Property Management System): hilft dir dabei, deine Ferienwohnung effizienter zu verwalten. Über einen zentralen Kalender siehst du alle Buchungen und die dazugehörigen Informationen.

Channel Manager: synchronisiert die Buchungen über alle angeschlossenen Buchungsportale (z.B. Airbnb, Booking.com, FeWo-Direkt etc.). Aber auch Direktbuchungen über die eigene Website oder manuelle Änderungen werden direkt synchronisiert.

Die Vorteile einer Verwaltungssoftware

Die Funktionen einer PMS lohnen sich schon, wenn du deine Ferienunterkunft auf nur einer Buchungsplattform anbietest. Enorme Effizienzvorteile bringt die Nutzung dieser Software aber sobald du deine Immobilie auf mindestens zwei unterschiedlichen Buchungsplattformen, wie beispielsweise Airbnb und Booking.com, anbietest. Dann werden nämlich die Vorteile der Buchungssynchronisierung deutlich. Auch eine Umfrage, die wir mit Nutzern der PMS smoobu durchgeführt haben, bestätigt, dass die Möglichkeit einer effizienten und profitablen Vermietung einer der Hauptgründe ist, um eine PMS zu verwenden.

Verwaltungssoftware-Check

Du bist dir nicht sicher, ob du eine PMS für deine Ferienunterkunft benötigst? Beantworte diese Fragen und finde es heraus:

• Bist du Vermieter oder Verwalter von mindestens einer Ferienimmobilie?
• Bietest du deine Ferienunterkunft auf mehr als einer Buchungsplattform an?
• Willst du die Verwaltung der Buchungen vereinheitlichen und optimieren?
• Willst du die Vermietung deiner Unterkünfte effizienter gestalten und Zeit und Geld sparen?
• Musstest du jemals eine Buchung aufgrund einer Doppelbelegung stornieren?

Falls du mindestens 4 der 5 Fragen mit “Ja” beantwortest, solltest du die Nutzung einer Verwaltungssoftware für dein Vermietungsgeschäft in Betracht ziehen.
Hier haben wir für dich die wichtigsten Infos zur Verwaltungssoftware zusammengefasst:

Effizienter vermieten

Sobald du eine Verwaltungssoftware nutzt, hast du einen virtuellen Assistenten an deiner Seite. Er erledigt Routineaufgaben, wie die Synchronisierung zwischen Buchungsportalen und gibt dir die Zeit, dich auf andere Aufgaben zu konzentrieren. Je mehr Unterkünfte du vermietest, desto komplexer wird dein Vermietungsgeschäft und desto wichtiger wird die Nutzung einer PMS für dich. Sie hilft dir den Überblick zu behalten und macht selbst komplexe Bereiche überschaubar. Auch über 94% der befragten smoobu-Nutzer nennen die Synchronisation zwischen Portalen und das Kommunizieren mit dem Gast über ein Portal als die wichtigsten Funktionen einer PMS.

Behalte den Überblick und erziele eine höhere Auslastung

Buchungen, Stornierungen, Preise, Haupt- und Nebensaison, Kommunikation mit dem Gast… es gibt so viele Bereiche, die man als Vermieter im Auge behalten muss. Die PMS hilft dir bei der Verwaltung und verhindert Fehler wie Überbuchungen oder Doppelbelegungen. Somit kannst du deine Unterkunft problemlos gleichzeitig auf mehreren Buchungsportalen anbieten. Dadurch kann deine Unterkunft von noch mehr Gästen gefunden werden und du erzielst eine höhere Auslastung.

Externe Integrationspartner

Neben den Grundfunktionen bieten viele Anbieter die Verknüpfung mit diversen Integrationspartnern an. Dabei werden beispielsweise Zahlungs-, Reinigungs- und Personaldienstleister oder Anbieter von elektronischen Zutrittssystemen und viele mehr mit der PMS verknüpft. Die Umfrageergebnisse zeigen, dass vor allem Zahlungsdienstleister wie Paypal, gefolgt von elektronischen Türschlössern am häufigsten von Gastgebern genutzt werden. Auch das smarte Türschloss von Nuki ist in die Softwarelösung diverser Anbieter integriert. So können beispielsweise Zutrittsberechtigungen ganz einfach über die PMS an die Gäste versendet werden. So verwaltest du alle Vorgänge über ein zentrales System ohne die App oder Plattform wechseln zu müssen.

Nuki – der smarte Integrationspartner für Channel Manager

Ebenso wie eine Verwaltungssoftware, spart auch die Nutzung eines elektronisches Türschlosses viel Zeit und Geld. Mit einem smarten Zutrittssystem brauchst du dir nie mehr Gedanken um die zeitaufwendige Schlüsselübergabe machen. Du vermietest Immobilien in verschiedenen Städten oder Länder oder kannst nicht immer vor Ort für die Übergabe der Schlüssel sein? Kein Problem – mit einem elektronischen Türschloss hast du einen Assistenten an deiner Seite, der dir immer dann hilft, wenn du einmal keine Zeit für die Schlüsselübergabe hast. Die digitalen Zutrittsberechtigungen werden dank der Integration in der PMS automatisch erzeugt und an deine Gäste für den entsprechenden Zeitraum gesendet.

Welche PMS passt zu mir?

Der richtige Channelmanager ist der, der deinen Bedarf am besten deckt. Die folgenden Fragen helfen dir, die richtige Wahl zu treffen:

• Welche Funktionen bietet der Channel Manager?
• An welche Plattformen kannst du die PMS anbieten?
• Arbeitest du bereits mit einer Software? Kannst du die Daten zwischen den beiden Systemen problemlos austauschen?
• Werden sämtliche Daten schnell und zuverlässig übermittelt?
• Wie sind die Datenschutzregelungen?
• Wie wirkt die PMS insgesamt auf dich? Ist es einfach zu bedienen?
• Welche Zusatzleistungen bietet der Channel Manager?
• Welcher Support wird angeboten?
• Welche Nutzungsgebühren und Preise kommen auf dich zu?

Fazit

Channel Manager haben viele Vorteile für Hosts. Schau dir einfach das Angebot der verschiedenen Anbieter an und entscheide dich für jenen PMS, die dir die Arbeit am meisten erleichtert.

Mit diesen Verwaltungssoftwares kannst du Nuki verwenden: