Datenschutzerklärung zur Datenverarbeitung im Bewerbungsprozess

Datenschutzerklärung zur Datenverarbeitung im Bewerbungsprozess

Allgemeines

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, wie Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden, wenn Sie sich über unsere Webseite auf eine ausgeschriebene Stelle bewerben oder eine Initiativbewerbung übermitteln. Diese Datenschutzerklärung beschreibt darüber hinaus Ihre Datenschutzrechte, die Ihnen im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses zustehen.

Für die generelle Datenschutzerklärung verweisen wir auf unsere Website https://nuki.io/de/service/datenschutz/.

Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle im Sinne der DSGVO ist die:

Nuki Home Solutions GmbH
Münzgrabenstraße 92/4, 8010 Graz
Tel.: +43 316 22 84 09
E-Mail: contact@nuki.io
Website: www.nuki.io

Firmenbuchgericht: LG für ZRS Graz
Firmenbuchnummer: FN 422826d

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:
Tel.: +43 316 22 84 09
E-Mail: privacy@nuki.io

Datenerhebung

Personenbezogene Daten sind Angaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person. Darunter fallen Informationen wie beispielsweise Ihr Name, Ihre Anschrift, Ihre Telefonnummer und Ihr Geburtsdatum, aber auch Daten über Ihren konkreten Werdegang etc., welche mit vertretbarem Aufwand einer bestimmten Person zugeordnet werden kann. Informationen, die nicht (un-)mittelbar mit Ihrer wirklichen Identität in Verbindung gebracht werden, sind hingegen keine personenbezogenen Daten.

Grundlagen und Zwecke der Verarbeitung

Sollten Sie sich bei uns auf elektronischem Wege, also per E-Mail oder über unser Webformular bewerben, dann erheben und verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zu den Zwecken der

• Bearbeitung Ihrer (Initiativ-)Bewerbung / Prüfung Ihrer Eignung für eine ausgeschriebene Stelle
• Kontaktaufnahme und
• Evidenzhaltung.

Sollte es zu einem Abschluss eines Dienstverhältnisses kommen, werden Sie über die Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen Ihres Dienstverhältnisses gesondert informiert.

Mit dem Absenden einer Bewerbung auf unserer Recruiting-Seite bekunden Sie Ihr Interesse, eine Beschäftigung bei uns aufnehmen zu wollen. Sie übermitteln uns in diesem Zusammenhang personenbezogene Daten, die wir ausschließlich zum Zwecke Ihrer Stellensuche/Bewerbung nutzen und speichern.

Insbesondere werden dabei die folgenden Daten erhoben:

• Name (Vor- sowie Nachname)
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Geburtsdatum
• Gehaltsvorstellungen
• LinkedIn-Profil (optional)
• Verfügbarkeit ab
• Kanal, wie Sie auf uns aufmerksam geworden sind

Außerdem haben Sie die Möglichkeit, aussagekräftige Dokumente wie ein Anschreiben, Ihren Lebenslauf und Zeugnisse hochzuladen. Darin befinden sich ggf. weitere personenbezogene Daten wie Geburtsdatum, Adresse etc.

Auf Ihre Daten haben nur autorisierte Mitarbeiter:innen aus dem Personalbereich bzw. in das Bewerbungsverfahren involvierte Mitarbeiter:innen Zugriff.

Rechtsgrundlage

Die Datenverarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten basiert grundsätzlich auf der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art 6 Abs 1 lit b DSGVO). Grundsätzlich ist eine Angabe von besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Rahmen des Bewerbungsformulars nicht notwendig für eine Bewerbung. Wenn Sie dennoch besondere Kategorien personenbezogener Daten (wie Gesundheitsdaten, Religionsbekenntnis etc) bekannt geben, erfolgt dies freiwillig und die freiwillige Datenübermittlung ist als ausdrückliche Einwilligung iSd DSGVO zu werten.

Es wird darauf hingewiesen, dass die Verarbeitung des von Ihnen ggf übermittelten Fotos nur zu den Zwecken der Wiedererkennung und Zuordnung der Bewerberunterlagen und im Falle eines Abschlusses eines Dienstverhältnisses für die Vorstellung des/der neuen Mitarbeiter:in innerhalb von Nuki erfolgt und eine Verarbeitung zu anderen Zwecken ausgeschlossen ist.

Weitergabe der Daten an Dritte

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung der oben angegebenen Zwecke (siehe Ziff. 4) benötigen. Im Übrigen erfolgt ggf. eine Weitergabe an die nachfolgenden von uns im Rahmen des Bewerbungsprozesses eingesetzten Auftragsverarbeiter.

Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Diese Datenbank wird von der Personio GmbH, Rundfunkplatz 4, 80335 München, Deutschland, welche eine Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software anbietet betrieben. Personio ist in diesem Zusammenhang unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Grundlage für die Verarbeitung ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen uns als verantwortliche Stelle und Personio.

Für die Durchführung von digitalen Bewerbungsgesprächen im Zusammenhang mit dem Bewerbungsprozess setzen wir den Dienst Google Meet der Google LLC., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA (im Folgenden „Google“) ein. In diesem Zusammenhang verarbeitet Google in unserem Auftrag die Videoübertragung sowie notwendige Metadaten und für die Terminvereinbarung notwendigen personenbezogenen Daten. Die Grundlage für die Verarbeitung ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen uns als verantwortliche Stelle und Google. Teil des Auftragsverarbeitungsvertrages mit Google sind sogenannte EU-Standarddatenschutzklauseln (Art. 46 Abs. 2 S. 1 lit. c DSGVO). Diese sind als geeignete Garantie zum Schutz des Transfers und der Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der EU zu klassifizieren.

Dauer der Speicherung

Die Daten, welche zur Bearbeitung Ihrer (Initiativ-)Bewerbung/Prüfung Ihrer Eignung für eine ausgeschriebene Stelle erforderlich sind, werden aufgrund der anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen (GlBG, BEinstG) grundsätzlich für die Dauer von sechs Monaten nach Beendigung des Bewerbungsprozesses gespeichert. Für eine allenfalls längere Evidenzhaltung Ihrer Bewerbung wird vorab Ihre (ausdrückliche) Einwilligung eingeholt.

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden Ihre personenbezogenen Daten von uns anonymisiert und stehen uns nur noch als sogenannte Metadaten ohne direkten Personenbezug für statistische Auswertungen zur Verfügung (beispielsweise Frauen- bzw. Männeranteil an Bewerbungen, Anzahl an Bewerbungen pro Zeitraum etc.).

Sofern Sie eine entsprechende Einwilligung erteilt haben, hinterlegen wir die im Rahmen des Bewerbungsprozesses erhobenen personenbezogenen Daten für die Dauer von einem Jahr in unserem Bewerberpool. Hierdurch besteht die Möglichkeit, dass wir Sie auch zukünftig für die Besetzung einer offenen Stelle in Betracht ziehen können. Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Nach erfolgtem Widerruf Ihrer Einwilligung oder nach Ablauf von zwei Jahren werden Ihre Daten nicht mehr für den Bewerbungsprozess genutzt und aus unserem Bewerberpool gelöscht.

Sofern Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ein Angebot für eine Anstellung bei uns erhalten und dieses annehmen, speichern wir die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten mindestens für die Dauer des Angestelltenverhältnisses. Über die Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen Ihres Dienstverhältnisses werden wir Sie gesondert informieren.

Betroffenenrechte

Sofern durch uns als verantwortliche Stelle personenbezogenen Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), dabei ggf. insbesondere Recht auf Auskunft (Art.15 DSGVO), Recht auf Berichtigung (Art.16 DSGVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO), Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO).

Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie nach Art. 7 III DSGVO das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung.

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung erfolgt, haben Sie das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (DSB) zu beschweren.

Die Kontaktdaten der österreichischen Datenschutzbehörde lauten wie folgt:

• Adresse: Barichgasse 40-42, 1030 Wien
• E-Mail: dsb@dsb.gv.at

Für die Geltendmachung Ihrer Rechte nach der Datenschutz-Grundverordnung kontaktieren Sie uns bitte wie folgt:

• per E-Mail unter privacy@nuki.io oder
• per Post unter Nuki Home Solutions GmbH, Münzgrabenstraße 92/4, 8010 Graz

Abschließende Bestimmungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen des Bewerbungsverfahrens oder Ähnlichem abzubilden. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die aktuelle Datenschutzerklärung.