5 consigli utili per un check-in perfetto
Get InspiredL’occasione per fare una buona prima impressione è unica e irripetibile. Ecco perché il check-in è così importante: è proprio lì che avviene la prima interazione tra il padrone di casa e i suoi ospiti e vengono presentate la dimora e la località.
Secondo uno studio effettuato da hostfully, il 25,8% delle persone intervistate considerano il check-in e/o il check-out un evento che può condizionare positivamente o negativamente la loro esperienza. Se vuoi incrementare il tuo business devi pertanto prestare assolutamente attenzione a questa importante fase del processo di accoglienza.
Quali sono allora gli aspetti più importanti da tenere a mente per far sì che i tuoi ospiti si sentano a proprio agio fin dal primo momento?
Consiglio n. 1: comunicazione a 5 stelle
Tutto inizia già prima che gli ospiti raggiungano la tua proprietà. Naturalmente è necessario occuparsi di molte cose diverse per garantire che ogni cosa sia pronta per tempo, prima del loro arrivo.
La comunicazione è la chiave di tutto. Accertati di poter essere disponibile nel caso in cui gli ospiti vogliano farti delle domande. È fondamentale rispondere ai loro messaggi al più tardi entro 24 ore; non rispondere rende alquanto difficile la creazione di un rapporto di fiducia e ha un impatto negativo sulla prenotazione e sulle tue raccomandazioni. Non vuoi certo che gli ospiti provino insicurezza o disagio ancor prima del loro arrivo. La conseguenza potrebbe anche essere la cancellazione della prenotazione, per cui non trascurare questo aspetto.
Consiglio n. 2: informazioni
Fai in modo che i tuoi ospiti ricevano tutte le indicazioni necessarie prima del loro arrivo. In teoria, tutte queste informazioni dovrebbero già essere disponibili sul tuo sito web o sulla piattaforma di prenotazione; in caso contrario, provvedi a pubblicarle e tienile regolarmente aggiornate. Mostra come raggiungere la tua proprietà con i mezzi di trasporto pubblici, o se nei dintorni è disponibile un’area di parcheggio. Nel passaggio seguente fornisci indicazioni sulle modalità di accesso alla dimora: consegnerai le chiavi personalmente, lo farà un’altra persona, o è prevista la possibilità di effettuare un auto-check-in? A seconda di ciò che proponi, garantire ai tuoi ospiti un accesso comodo e agevole alla sistemazione è un altro fattore in grado di fare aumentare le tue valutazioni.
Consiglio n. 3: preparazione
Questo punto può sembrare ovvio, ma non viene mai sottolineato abbastanza. Ovviamente, è necessario garantire che la dimora sia pronta per accogliere gli ospiti in anticipo sul loro arrivo. Gli ospiti si aspettano di trovare la proprietà in condizioni igieniche impeccabili, per cui accertati dell’intervento del personale di pulizia tra un ospite e l’altro e periodicamente ispeziona in prima persona la proprietà.
Un altro consiglio è quello di preparare in anticipo la fattura e i documenti che gli ospiti sono chiamati a compilare per legge; puoi consegnarli a mano o lasciarli all’interno della dimora. Assicurati che le pratiche non portino via troppo tempo, ad esempio compilando i dettagli già noti, in modo tale che gli ospiti non siano costretti a soffermarsi a lungo sui documenti.
Consiglio n. 4: auto-check-in
L’impiego di un sistema automatizzato di auto-check-in – e in particolare di Smart Lock – offre più flessibilità, più convenienza a chi ospita, e permette di effettuare un maggior numero di check-in in meno tempo, non essendo necessario recarsi personalmente in ogni singola proprietà per consegnare le chiavi.
Il sistema offre anche la flessibilità per decidere se accogliere gli ospiti personalmente o effettuare la consegna delle chiavi digitalmente, qualora tu abbia in programma un’altra consegna, stia poco bene, debba portare i bambini a scuola o il volo dei tuoi ospiti subisca un ritardo.
Usare una Nuki Smart Lock per l’auto-check-in e durante il soggiorno degli ospiti significa:
- non perdere tempo per la consegna delle chiavi
- non dover ricorrere a collaboratori esterni per la consegna delle chiavi
- evitare inconvenienti dovuti a cambiamenti imprevisti dell’orario di arrivo degli ospiti
- non dover disporre di duplicati delle chiavi per addetti alle pulizie e fornitori di servizi
- non rischiare di perdere le chiavi, dovendo poi spesso provvedere alla dispendiosa sostituzione dell’intero cilindro
Non è mai facile soddisfare pienamente le aspettattive di un ospite. (…) Uno dei momenti chiave è il check-in. In Giappone e Corea del Sud, per esempio, Smart Lock è diffusa in circa il 60% del mercato, per cui è probabile che gli ospiti provenienti da quei Paesi si aspettino, all’arrivo, di ricevere una Smart Lock come standard della locazione.
Michael Driedger, CEO di Operto
Consiglio n. 5: proponiti in modo esclusivo
Vai sempre incontro alle esigenze degli ospiti e cerca di scoprire che tipo di viaggio stanno facendo. Può essere importante sapere se si tratta di un viaggio d’affari o di piacere, quante persone arrivano, se desiderano fare un giro turistico o sono in cerca di divertimenti.
Offri il tuo aiuto, non vendere: fornisci informazioni sulla zona, segnala eventi speciali, dai suggerimenti sui ristoranti.
Punta sulle differenze: offri una proprietà smart in cui, per esempio, quando l’ospite sblocca l’accesso con la sua Smart Lock, le luci si accendono automaticamente.
Previeni necessità e problemi: la tua proprietà si trova in una zona piovosa? Offri agli ospiti ombrelli e stivali di gomma di varie misure!
Datti da fare: collabora con dei ristoranti locali presso i quali è possibile ottenere un piccolo sconto o fare colazione.
Pensa alle piccole cose della vita: sorprendi i tuoi ospiti con qualcosa per cui la tua regione è famosa o lascia dei fiori freschi sul tavolo.
Essere all’altezza delle aspettative degli ospiti è sempre difficile, ma un check-in come si deve è senz’altro un buon modo per avviare un lungo e proficuo rapporto tra ospitante e ospitato.
