Software voor het beheren van vakantieaccommodaties: dit zijn de voordelen

Niet alleen in de hotelindustrie wordt met beheersoftware gewerkt. Ook steeds meer verhuurders van vakantieverblijven zien de voordelen ervan in, en terecht. Want deze programma’s voorkomen fouten en administratieve lasten, zodat ze waardevolle tijd en geld kunnen besparen.

Wat is Property Management Software (PMS)?

PMS is software die het beheer van vakantieaccommodaties automatiseert en vereenvoudigt. De beheersoftware synchroniseert in realtime en volledig automatisch je reserveringen, beschikbaarheden en prijzen in de verschillende boekingsportalen. Daardoor kan er bijvoorbeeld niet meer dubbel worden gereserveerd. Met Property Management Software heb je altijd een volledig overzicht van de bezetting van je vakantieverblijven. Omdat alles op een centraal platform plaatsvindt, is het beheer een stuk eenvoudiger en kost het veel minder tijd. Er zijn veel verschillende aanbieders, die vooral concurreren op basis van hun tariefstructuren en integratie met externe partners. Maar over het algemeen bieden de meeste aanbieders vergelijkbare basisfunctionaliteit.

Welke functies heeft software voor het beheren van je vakantieaccommodaties?

Enkele van de meest aangeboden basisfuncties zijn het reserveringssysteem, de channelmanager, het betaalsysteem, statistieken en KPI’s, digitale gastenmappen, kant-en-klare bouwstenen voor websites en nog veel meer.

Reserveringssysteem of PMS (Property Management System): helpt bij het efficiënter beheren van je vakantiewoningen. Op een centrale kalender zie je alle reserveringen en de bijbehorende informatie.

Channelmanager: synchroniseert de reserveringen via alle aangesloten boekingsportalen (bijvoorbeeld Airbnb, Booking.com, FeWo-Direkt). Maar ook rechtstreekse reserveringen via je eigen website of handmatige wijzigingen worden meteen gesynchroniseerd.

De voordelen van beheersoftware

Je kunt al profiteren van de functies van een PMS als je je vakantieaccommodatie op één boekingsplatform aanbiedt. Maar echt grote efficiëntievoordelen biedt het gebruik van deze software pas als je je accommodatie op minimaal twee verschillende boekingsplatformen, zoals Airbnb en Booking.com aanbiedt. Dan merk je namelijk ook de voordelen van het synchroniseren van reserveringen. Ook uit een enquête die we hebben gehouden onder gebruikers van de PMS smoobu blijkt dat de mogelijkheid om efficiënt en winstgevend te kunnen verhuren een van de hoofdredenen is om een PMS te gebruiken.

Doe de beheersoftwarecheck

Weet je niet zeker of je voor je vakantieaccommodatie een PMS nodig hebt? Beantwoord dan de volgende vragen:

• Verhuur of beheer je minimaal één vakantieaccommodatie?
• Bied je een vakantieaccommodatie op meer dan één boekingsplatform aan?
• Wil je het beheer van reserveringen harmoniseren en optimaliseren?
• Wil je de verhuur van je accommodaties efficiënter regelen en tijd en geld besparen?
• Heb je ooit vanwege een dubbele reservering een boeking moeten annuleren?

Als je minimaal vier van de vijf vragen met “Ja” hebt beantwoord, kun je overwegen om voor je verhuurbedrijf beheersoftware te gaan gebruiken.
Hier hebben we de belangrijkste informatie over beheersoftware voor je samengevat:

Efficiënter verhuren

Als je beheersoftware gebruikt, word je geholpen door een virtuele assistent. Hij handelt routineklussen zoals synchronisatie tussen boekingsportalen af en maakt tijd voor je vrij om je op andere taken te kunnen concentreren. Hoe meer accommodaties je verhuurt, hoe complexer je verhuurbedrijf wordt en hoe belangrijker een PMS voor je wordt. Door de software behoud je het overzicht en zijn zelfs complexe situaties overzichtelijk. Ook meer dan 94% van de ondervraagde smoobu-gebruikers noemt de synchronisatie tussen portalen en de communicatie met een gast via het portaal als de belangrijkste functies van een PMS.

Behoud het overzicht en bereik een hogere bezettingsgraad

Reserveringen, annuleringen, prijzen, hoog- en laagseizoen, communicatie met de gast: er zijn zoveel dingen waar je als verhuurder op moet letten. De PMS helpt met het beheer en voorkomt fouten zoals overboekingen of dubbele bezettingen. Zo kun je je accommodatie probleemloos tegelijkertijd via meerdere boekingsportalen aanbieden. En daardoor kan je accommodatie door nog meer gasten worden gevonden en bereik je een hogere bezettingsgraad.

Integratie met externe partners

Naast de basisfuncties bieden veel aanbieders ook integratie met verschillende partners aan. Je kunt bijvoorbeeld denken aan het koppelen van betaal-, schoonmaak- en personeelsdienstverleners of aanbieders van elektronische toegangssystemen aan je PMS. Uit de enquête blijkt dat vooral betaaldienstverleners zoals Paypal, gevolgd door elektronische deursloten het vaakst door verhuurders worden gebruikt. Ook het slimme deurslot van Nuki is in de softwareoplossing van verschillende aanbieders geïntegreerd. Zo kunnen bijvoorbeeld toegangsrechten heel makkelijk via de PMS aan gasten worden verleend. Je kunt alles via een centraal systeem beheren, zonder dat je van app of platform hoeft te wisselen.

Nuki, de slimme integratiepartner voor de channelmanager

Niet alleen beheersoftware, maar ook het gebruik van een elektronisch deurslot bespaart tijd en geld. Met een slim toegangssysteem hoef je je niet meer te bekommeren om de tijdrovende sleuteloverdracht. Verhuur je accommodaties in verschillende steden of landen en kun je niet altijd ter plekke zijn om de sleutels over te dragen? Geen probleem. Met een elektronisch deurslot heb je een assistent die altijd voor je klaarstaat als je een keertje geen tijd voor de sleuteloverdracht hebt. De digitale toegangsrechten worden dankzij de integratie met de PMS automatisch verleend en voor de relevante periode naar je gasten gestuurd.

Welke PMS past bij mij?

De beste channelmanager is de channelmanager die het beste bij je behoeften aansluit. De volgende vragen helpen je de juiste keuze te maken:

• Welke functies biedt de channelmanager?
• Voor welke platformen kun je de PMS gebruiken?
• Werk je al met bepaalde software? Kun je de data probleemloos tussen de beide systemen uitwisselen?
• Worden alle data snel en betrouwbaar doorgegeven?
• Hoe is de databescherming geregeld?
• Welke indruk maakt de PMS over het algemeen op jou? Is ze makkelijk te bedienen?
• Welke aanvullende diensten biedt de channelmanager?
• Welke ondersteuning wordt er aangeboden?
• Wat zijn de (gebruiks)kosten?

Conclusie

Channelmanagers hebben voor verhuurders veel voordelen. Bekijk gewoon de producten van de verschillende aanbieders en kies de PMS die je het meeste werk uit handen neemt.

Je kunt Nuki al met de meeste beheersoftware gebruiken: