Software per la gestione di case per le vacanze: tutti i vantaggi

I software gestionali non si usano soltanto nel settore alberghiero. Anche un numero sempre crescente di locatori di case per le vacanze ne riconosce i vantaggi, e a ragion veduta dato che questi programmi riducono errori ed oneri amministrativi, facendo risparmiare denaro e tempo prezioso agli host.

Cos’è un Property Management Software (PMS)?

Un cosiddetto PMS è un software che automatizza e facilita la gestione delle case per le vacanze. Il software gestionale sincronizza in tempo reale e in modo totalmente automatico le prenotazioni, le disponibilità e i prezzi sui vari portali di prenotazione; così, per esempio, si evita il rischio di accettare doppie prenotazioni. Il ricorso a un Property Management Software ti permette di ottimizzare il potenziale sfruttamento delle tue case per le vacanze. Poiché tutto si svolge su una sola piattaforma centralizzata, la gestione è notevolmente più facile e meno dispendiosa in termini di tempo. La scelta fra i fornitori è piuttosto ampia e si differenzia sostanzialmente per la struttura dei prezzi e i partner di integrazioni esterne. In linea di massima, la maggior parte dei produttori offre comunque una gamma abbastanza simile di funzioni di base.

Quali funzioni è in grado di offrire un software per la gestione di alloggi per le vacanze?

Tra le funzioni di base più utilizzate figurano il sistema di prenotazione, il Channel Manager, il sistema di gestione dei pagamenti, statistiche e KPI, guide digitali per gli ospiti, moduli per la creazione di siti web e altre ancora.

Sistema di prenotazione o PMS (Property Management System): ti aiuta a gestire in modo più efficiente la tua casa per le vacanze. Un calendario centralizzato visualizza tutte le prenotazioni e i relativi dettagli.

Channel Manager: sincronizza le prenotazioni su tutti i portali collegati (per esempio Airbnb, Booking.com, FeWo-Direkt, ecc.), ma anche le prenotazioni effettuate direttamente tramite il proprio sito web o eventuali modifiche apportate manualmente.

I vantaggi di un software gestionale

Le funzionalità di un PMS sono già vantaggiose per chi offre la propria casa per le vacanze su una sola piattaforma di prenotazione; ma non appena proponi il tuo immobile su almeno due piattaforme di prenotazione diverse – per esempio Airbnb e Booking.com – l’impiego di questo software si traduce in enormi benefici in termini di efficienza. In tal caso, infatti, i vantaggi della sincronizzazione delle prenotazioni diventano evidenti. Anche un sondaggio condotto presso gli utenti del PMS smoobu ha confermato che uno dei principali motivi per utilizzare un PMS è la possibilità di gestire la propria attività di locazione in modo efficiente e redditizio.

Check per il software gestionale

Non sei sicuro di avere realmente bisogno di un PMS per gestire la tua casa di vacanze? Scoprilo rispondendo alle seguenti domande.

• Affitti o gestisci almeno una casa per le vacanze?
• Offri il tuo alloggio per le vacanze su più di una piattaforma di prenotazione?
• Vuoi uniformare e ottimizzare la gestione delle prenotazioni?
• Vuoi rendere più efficiente la locazione dei tuoi alloggi per le vacanze e risparmiare tempo e denaro?
• Ti è capitato di dovere annullare una prenotazione a causa di doppie prenotazioni?

Se hai risposto “sì” ad almeno 4 delle 5 domande, faresti bene a prendere in considerazione l’utilizzo di un software di gestione per la tua attività di locazione.
Di seguito abbiamo riassunto per te le principali informazioni relative al software gestionale.

Gestione efficiente degli affitti

Dotandoti di un software gestionale acquisisci immediatamente un assistente virtuale che svolge per te alcuni compiti di routine – come la sincronizzazione tra i portali di prenotazione – lasciandoti libero di concentrarti su altre attività. Più alto è il numero di alloggi da affittare, più complessa diventa l’attività di locazione e più importante per te l’adozione di un PMS. Il software aiuta a tenere la situazione sempre sotto controllo rendendo gestibili anche ambiti complessi. Oltre il 94% degli utenti smoobu intervistati ha indicato la sincronizzazione tra i portali e la comunicazione con gli ospiti tramite un unico portale fra le più importanti funzioni offerte da un PMS.

Monitoraggio costante e ottimizzazione del potenziale

Prenotazioni, annullamenti, prezzi, alta e bassa stagione, comunicazioni con il cliente… sono tanti gli aspetti da monitorare in un’attività di locazione. Il PMS ti aiuta a gestirli evitando errori come overbooking e doppie prenotazioni, e ti consente di offrire la tua casa per le vacanze contemporaneamente su diversi portali di prenotazione. L’alloggio diventa così rintracciabile da un numero ancora più alto di utenti e tu puoi sfruttare al massimo il tuo potenziale di disponibilità.

Partner di integrazioni esterne

Oltre alle funzioni di base, molti fornitori offrono il collegamento con svariati partner di integrazioni. Per esempio è possibile collegare al PMS fornitori di servizi di pagamento, pulizia e personale, oppure fornitori di sistemi di accesso elettronici e molti altri ancora. Gli esiti delle indagini dimostrano che a essere maggiormente utilizzati da chi offre ospitalità sono soprattutto i servizi di pagamento come Paypal, seguiti dai fornitori di serrature elettroniche. Anche la serratura smart di Nuki è integrata nella soluzione software di diversi fornitori. Le autorizzazioni all’accesso, ad esempio, possono essere facilmente inviate agli ospiti tramite il PMS. Tutte le procedure possono così essere gestite tramite un unico sistema centrale senza dover cambiare app o piattaforma.

Nuki – partner di integrazioni smart per Channel Manager

Al pari di un software gestionale, anche l’utilizzo di una serratura elettronica consente di risparmiare molto tempo e denaro. Dotandoti di un sistema di accesso smart non dovrai più preoccuparti della onerosa consegna delle chiavi. Affitti case in diverse città o Paesi, e non hai la possibilità di trovarti sempre sul luogo per consegnare le chiavi? Nessun problema: installando una serratura elettronica avrai costantemente al tuo fianco un assistente che si occupa di consegnare le chiavi nel caso in cui tu non abbia tempo per farlo personalmente. Le autorizzazioni digitali all’accesso vengono generate automaticamente grazie all’integrazione nel PMS e inviate ai tuoi ospiti per il periodo corrispondente alla prenotazione.

Qual è il PMS più adatto?

Il Channel Manager ideale è quello che soddisfa al meglio le tue esigenze. Le domande seguenti ti aiuteranno a individuare la soluzione ottimale.

• Quali funzioni offre il Channel Manager?
• Su quali piattaforme è possibile proporre il PMS?
• Lavori già con un software? Riesci a scambiare i dati tra i due sistemi senza problemi?
• Tutti i dati vengono trasmessi in modo rapido e affidabile?
• Come sono le normative sulla protezione dei dati?
• Nel complesso, come ti trovi con il PMS? È facile da usare?
• Quali prestazioni accessorie offre il Channel Manager?
• Che tipo di supporto propone?
• Quali canoni di utilizzo e prezzi ti vengono offerti?

Conclusione

Channel Manager offre molti vantaggi per gli host. Dai un’occhiata all’offerta dei vari fornitori e scegli il PMS in grado di agevolare al meglio la tua attività.

Puoi già utilizzare Nuki con i seguenti software gestionali: