5 slimme tips voor de beste check-ins
Get InspiredU heeft maar één kans om een goede eerste indruk achter te laten – daarom zijn check-ins zo belangrijk. Dat is het moment waarop gasten voor het eerst in contact komen met hun gastheer of -vrouw en kennis maken met de accommodatie en locatie.
Volgens een onderzoek dat is gehouden door hostfully ziet 25,8% van de ondervraagden in- en/of uitchecken als iets waarmee hun ervaring staat of valt. Als u dus uw accommodatie een boost wilt geven, moet u bijzondere nadruk leggen op dit deel van uw gastvrijheid.
Wat zijn nu de belangrijkste aspecten om rekening mee te houden als u wilt dat uw gasten zich meteen van begin af aan bij u op hun gemak voelen?
Slimme tip nr. 1: communicatie met 5 sterren
Het begint allemaal nog voordat uw gasten aankomen bij uw accommodatie. Er moet natuurlijk aan een heleboel dingen worden gedacht als u er zeker van wilt zijn dat alles op tijd in orde is voordat uw gasten arriveren.
Communicatie is de sleutel. U moet ervoor zorgen dat u beschikbaar bent als uw gasten vragen hebben, dus het is heel belangrijk dat u hun berichten binnen uiterlijk één dag beantwoordt. Antwoordt u niet, dan is het lastiger om vertrouwen te creëren en het heeft een negatieve invloed op de reservering en op aanbevelingen voor uw accommodatie. U wilt niet dat uw gasten zich onveilig of ongemakkelijk voelen voordat ze arriveren. Dat zou kunnen resulteren in annulering van de reservering, dus let hier bijzonder goed op.
Slimme tip nr. 2: informatie
Zorg ervoor dat uw gasten alle noodzakelijke informatie ontvangen voordat ze arriveren. Idealiter is deze informatie al beschikbaar op uw website of reserveringsplatform – maar zo niet, zorg er dan voor dat u die erop zet en regelmatig bijwerkt. Dat geldt ook voor informatie over hoe zij uw accommodatie kunnen bereiken met het openbaar vervoer, of over parkeergelegenheid in de buurt. De volgende stap is informatie bieden over toegang tot uw accommodatie. Overhandigt u de sleutels persoonlijk, doet iemand anders dat, of kunnen gasten zelf inchecken? Afhankelijk van wat u aanbiedt moet u ook zeker stellen dat uw gasten gemakkelijk en comfortabel toegang hebben tot de accommodatie, want ook dat zal uw beoordelingen een boost geven.
Slimme tip nr. 3: voorbereiding
Dat klinkt logisch, maar kan niet genoeg worden benadrukt. Het spreekt voor zich dat u zeker moet stellen dat de accommodatie in gereedheid is gebracht voor de gasten voordat zij arriveren. Gasten verwachten dat de accommodatie tiptop in orde is als ze aankomen, zorg er daarom voor dat er tussen gasten zorgvuldig schoon wordt gemaakt en inspecteer de accommodatie ook zelf regelmatig.
Nog een goede tip is de factuur en de documenten die uw gasten wettelijk gezien moeten invullen vooraf voorbereiden. U kunt deze aan de gasten overhandigen of ze voor hen achterlaten in de accommodatie. Zorg ervoor dat het papierwerk niet al te tijdrovend is door bijvoorbeeld alvast de gegevens in te vullen die u weet, zodat uw gasten niet te veel tijd kwijt zijn hiermee.
Slimme tip nr. 4: zelf inchecken
Met een geautomatiseerd systeem voor zelf inchecken – en met Smart Locks in het bijzonder – biedt u meer flexibiliteit en meer comfort als gastheer of -vrouw, en heeft u de mogelijkheid om meer check-ins af te handelen binnen een korter tijdsbestek, aangezien u niet persoonlijk bij elke afzonderlijke accommodatie hoeft te zijn om de sleutels persoonlijk over te dragen.
Daardoor heeft u ook de flexibiliteit om ervoor te kiezen om de gast persoonlijk te verwelkomen of de sleutels digitaal over te dragen indien u nog een andere overdracht van sleutels heeft ingepland, u ziek bent, uw kinderen naar school moet brengen of de vlucht van uw gasten is vertraagd.
Gebruik van een Nuki Smart Lock voor zelf inchecken en tijdens het verblijf van de gasten betekent:
- geen tijdrovende sleuteloverdracht
- geen noodzaak voor het huren van externe partners voor de sleuteloverdracht
- geen problemen door onverwachte wijzigingen in de aankomsttijd van uw gasten
- geen sleutelduplicaten voor schoonmakers en servicepartners
- geen verloren sleutels meer waardoor de hele cilinder moet worden vervangen, wat vaak erg duur is
Het is nooit gemakkelijk om te voldoen aan de verwachtingen van gasten. (…) Een belangrijk aspect is het inchecken bij een accommodatie. In Japan en Zuid-Korea beslaat het gebruik van smart lock bijvoorbeeld ca. 60% van de markt, dus een gast die naar deze landen reist, verwacht hoogstwaarschijnlijk standaard een smart lock bij een accommodatie als ze aankomen.
Michael Driedger, Algemeen Directeur van Operto
Slimme tip nr. 5: wees een limited edition
Vervul altijd de behoeften van uw gasten en ontdek wat voor soort reis ze maken. Het kan nuttig zijn om erachter te komen of ze voor zaken of plezier onderweg zijn, hoeveel mensen er komen en of ze bezienswaardigheden willen bekijken of op zoek zijn naar leuke activiteiten.
Niet verkopen, maar helpen: deel informatie over de omgeving, speciale evenementen of restaurantaanbevelingen.
Wees anders: biedt een smart-accommodatie, zodat bijvoorbeeld automatisch de lichten aangaan als de gast de accommodatie opent via Smart Lock.
Anticipeer behoeften & problemen: bevindt uw accommodatie zich in een regenachtig gebied? Oké – bied uw gasten dan paraplu’s aan en regenlaarzen in verschillende maten!
Wees proactief: werk samen met plaatselijke restaurants waar uw gasten een kleine korting krijgen of waar ze kunnen ontbijten.
Denk aan de kleine dingetjes in het leven… : verras uw gasten met iets waar uw regio om bekend staat of zet verse bloemen op de tafel.
Het is lastig om te voldoen aan alle verwachtingen van gasten, het inchecken goed afhandelen is absoluut een goede start van een lange en goede relatie met de gast.
