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Entspannter Check-In: Das sind die 5 wichtigsten Tipps für Vermieter von Ferienwohnungen - unvergesslicher Urlaub garantiert!
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Entspannter Check-In: Die 5 wichtigsten Tipps für Vermieter von Ferienwohnungen – unvergesslicher Urlaub garantiert!

Get Inspired 25.03.2020 | Julia Buchta

Die aktuelle Situation stellt Vermieter von Ferienwohnungen vor zahlreiche Herausforderungen. Aus jetziger Sicht ist es schwierig abzuschätzen, bis wann sich die Tourismusbranche wieder erholt. Es kann noch einige Wochen oder Monate dauern, bis Gäste ihre Urlaubsreisen wie gewohnt antreten. Als Host kannst du dir jedoch bereits jetzt Gedanken darüber machen, was du in deiner Unterkunft alles verbessern kannst. Beginnen wir gleich mit deiner Eingangstür:

Die Ankunft deiner Gäste in der Unterkunft läutet offiziell den Urlaubsbeginn am Ferienort ein. Für den Gast ist es der erste Eindruck des Ferienappartements und für den ersten Eindruck gibt es bekanntlich keine zweite Chance. Laut einer Studie von hostfully spielen für 25,8% der befragten Personen der Check-in sowie der Check-out eine wesentliche Rolle für das Gesamterlebnis des Aufenthalts. Laufen diese beiden Checks schon mal glatt ab, steigt auch die Wahrscheinlichkeit, dass deine Unterkunft eine gute Bewertung erhält.

Wir haben für dich die fünf wichtigsten Punkte gesammelt, die du unbedingt beachten solltest, wenn du deinen Gästen einen unvergesslichen Urlaubsaufenthalt in deiner Ferienwohnung garantieren willst.

Tipp Nr. 1: Gästekommunikation auf 5-Sterne-Niveau

Tipp Nr. 1: Gästekommunikation auf 5-Sterne-Niveau

Viel kommunikationsrelevanter Austausch passiert, bevor deine Gäste ihre Reise überhaupt antreten. Denn neben den unzähligen Aufgaben, die im Vorfeld organisiert und vorbereitet werden müssen, ist die Kommunikation mit den Gästen der entscheidende Teil der “Vorarbeit”. Daher solltest du für deine Gäste stets gut erreichbar sein, und auf ihre Fragen zeitnah (idealerweise innerhalb eines Tages) antworten. Denn wenn du gar nicht oder erst sehr spät auf Kundenanfragen antwortest, kann es deinen Gästen schwer fallen, Vertrauen zu dir aufzubauen. Das kann sich dann nicht nur auf deine Bewertungen, sondern auch auf die Buchung an sich auswirken. Achte also ganz besonders darauf, stets verlässlich und positiv mit deinen Gästen zu kommunizieren.

Tipp Nr. 2: Stelle alle notwendigen Informationen bereit

Tipp Nr. 2: Stelle alle notwendigen Informationen bereit

Niemand hat Lust darauf, die wichtigsten Informationen selbst zu recherchieren. Daher versetze dich in die Lage deiner Gäste und überlege, welche Informationen sie schon vor ihrer Ankunft brauchen. Diese Infos sollten dann idealerweise auf deiner Website oder auf der jeweiligen Buchungsplattform abgebildet sein. Sollte das nicht der Fall sein, sorge dafür, dass deine Seite regelmäßig aktualisiert wird. Deine Gäste sollten schon vor der Buchung wissen, wie sie deine Unterkunft erreichen können, ob es Parkmöglichkeiten gibt oder wie man am besten mit öffentlichen Verkehrsmittel anreisen kann.

Danach sollten Urlauber vorab informiert werden, wie sie Zugang zum Ferienappartement bekommen. Übergibst du die Schlüssel persönlich, übernimmt das jemand anderes für dich oder gibt es die Möglichkeit eines Self Check-ins? Je nachdem für welchen Weg du dich entscheidest, achte darauf, dass deine Gäste auf einfache und bequeme Weise Zutritt zur Unterkunft erhalten. Eine Wartezeit, beispielsweise vor der Eingangstür, kann eine negative Auswirkung auf deine Bewertungen haben.

Tipp Nr. 3: Vorbereitung ist alles

Tipp Nr. 3: Vorbereitung ist alles

Gute Vorbereitung mag selbstverständlich klingen, kann aber nicht genug betont werden. Natürlich musst du dich darum kümmern, dass in deiner Unterkunft alles vorbereitet ist. Deine Gäste erwarten ein blitzblankes Appartement. Wenn du also einen Reinigungsdienstleister engagiert hast, überprüfe trotzdem auch regelmäßig selbst den Zustand deiner Unterkunft.
Eine weitere Sache, die du vorbereiten solltest, betrifft den “Papierkram”: Sofern die Rechnung nicht persönlich überreicht wird, stelle sicher, dass alle rechtlich notwendigen Formulare für deine Gäste ausgedruckt bereitliegen.

Heißer Tipp dazu: Viele Formularfelder kannst du selbst ausfüllen, indem du die notwendigen Informationen aus der Buchung übernimmst. Deine Gäste werden deinen Einsatz zu schätzen wissen, und sich darüber freuen, dass sie weniger Zeit als gedacht für das Ausfüllen der Formulare aufwenden müssen.

Tipp Nr. 4: Self Check-in anbieten

Auch wenn du den persönlichen Kontakt mit deinen Gästen sehr schätzt, ist es nicht immer möglich, für die Schlüsselübergabe vor Ort zu sein. Ein automatisches Self Check-in Service in Kombination mit einem elektronischen Türschloss ermöglicht dir mehr Flexibilität, vor allem wenn du mehrere Appartements vermietest. Wenn du nicht mehr bei jeder Ankunft persönlich vor Ort bist, kannst du mehrere Check-Ins zeitgleich abwickeln. Das spart Zeit, Geld und Nerven. Stell dir vor, deine Gäste kommen verspätet an, während du gerade krank im Bett liegst oder aufgrund von Kinderbetreuungspflichten gerade verhindert bist? Mit einem digitalen Türschloss (wie zB. dem Nuki Smart Lock) kannst du deinen Gästen vorab eine Zutrittsberechtigung übermitteln, sodass sie jederzeit selbst einchecken können. Für eine persönliche Begrüßung ist am nächsten Tag immer noch Zeit.

Mit einem Smart Lock von Nuki fallen daher viele mühsame Aspekte des Vermietens weg:

  • keine zeitaufwendigen Schlüsselübergaben mehr
  • keine Beauftragung externer Partner für die Schlüsselübergabe
  • kein Warten bei unvorhersehbaren Verzögerungen und späteren Ankunftszeiten deiner Gäste
  • kein teures Schlüssel-Nachmachen für Reinigungskräfte und Service Partner
  • keine Schwierigkeiten bei Schlüsselverlusten, die oft den Austausch des kompletten Schließzylinders erfordern

Den Erwartungen der Gäste zu entsprechen, ist nie einfach. (…) Ein wesentlicher Bestandteil der Gästeerfahrung ist aber der Check-In. Wir wissen, dass in Japan und Südkorea bereits um die 60% der Bevölkerung Smart Locks nutzen. Gäste aus diesen Ländern erwarten also mit hoher Wahrscheinlichkeit ein smartes Türschloss als Standardausstattung in einem Ferienappartement.
Michael Driedger, CEO of Operto

Tipp Nr. 5: Sei unverwechselbar und mach aus deiner Unterkunft etwas Besonderes

Tipp Nr. 5: Sei unverwechselbar und mach aus deiner Unterkunft etwas Besonderes

Achte auf die Bedürfnisse deiner Gäste und finde heraus, ob sie auf Geschäftsreise sind oder ihre Ferien in deiner Unterkunft verbringen. Kläre im Vorfeld ab, wie viele Personen ankommen und ob sie an Sehenswürdigkeiten interessiert sind oder lieber etwas Actionreiches erleben wollen. Wichtig dabei:

Gib Empfehlungen und Insidertipps (beispielsweise zu Restaurants, Events oder besonderen Orten) aber achte darauf, dass nicht der Eindruck entsteht, du möchtest etwas verkaufen.
Biete deinen Gästen eine modern ausgestattete Unterkunft an, in der neue Technologien entdeckt werden können – beispielsweise wenn mit dem Smart Lock die Tür aufgesperrt wird und automatisch dazu die Lichter angehen.

Sei vorausschauend im Bezug auf die Bedürfnisse deiner Gäste. Du vermietest eine Unterkunft in einer Gegend mit hoher Regenwahrscheinlichkeit? Sorge dafür, dass immer genügend Regenschirme, Regenmäntel und Gummistiefel in verschiedenen Größen bereit stehen.
Du kennst den Besitzer des besten Frühstückslokals der Stadt? Dann verhandle mit ihm – vielleicht springt für deine Gäste ein Rabattgutschein heraus.
Denk an die kleinen Dinge im Leben: Überrasche deine Gäste mit einer regionalen Köstlichkeit oder mit frischen Wiesenblumen am Tisch.

Natürlich ist es eine Herausforderung, den Erwartungen deiner Gäste zu entsprechen, aber ein bequemer Check-In ist schon ein guter Beginn eines schönen Aufenthalts und in weiterer Folge die Basis für eine langfristige und erfolgreiche Kundenbindung.


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Julia Buchta
Wieso kompliziert, wenn’s auch einfach geht? Absolut meine Devise! Da liegt es doch auf der Hand, sich das Leben mit ein paar Smart Home Gadgets zu erleichtern! Vor allem wenn der Alltag ohnehin schon oft hektisch und überladen ist.


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